Administrar un comercio no es una tarea simple, son muchas las cosas que debés tener en cuenta. Las finanzas son un tema clave, hay una serie de conceptos que permiten ordenarlas y que no se conviertan en un dolor de cabeza. Son ideas que influyen en el trabajo del día a día y ponerlas en palabras te puede ayudar a tener una perspectiva más clara sobre las cuentas de tu negocio.
¿De qué vamos a hablar? El primer punto será diferenciar lo económico de lo financiero, son dos conceptos que suenan cercanos por eso es fundamental entender qué implica cada uno. Después vamos a ver cómo armar un estado de resultados, un documento que es una foto de la salud de las cuentas de tu negocio. Y para terminar, pondremos el foco en los gastos y en los costos.
Prestarle atención a estos tres temas va a hacer que puedas identificar si hay algo a mejorar en la administración de tu comercio. ¡Empecemos!
Económico o financiero: ¿cuál es la diferencia?
Al hablar de economía o finanzas solemos usar estos términos para referirnos a lo mismo: las cuentas, los números, todo lo que tiene que ver con el manejo de dinero. Esto funciona en términos generales, pero para administrar un negocio es necesario establecer la diferencia: un problema económico y un problema financiero son dos cosas muy diferentes.
Cuando hablamos de la situación económica nos referimos al patrimonio de un comercio, esto es la diferencia entre el activo (todos los bienes del emprendimiento, los productos que vendan, muebles, máquinas, todo lo que esté en el local, también los derechos que pueda tener sobre marcas, por ejemplo) y el pasivo (las deudas, que pueden ser a corto o a largo plazo). Entonces, el patrimonio es la diferencia entre cuánta mercadería tengo (activo), menos cuánto me endeudé para comprarlas (pasivo).
Entonces, un negocio estará en mejores condiciones económicas cuanto más importante sea su patrimonio. Este concepto tiene que ver con la solvencia, la capacidad de un negocio para responder a sus obligaciones, el respaldo con el que cuenta para hacer frente a sus necesidades.
Con respecto a lo financiero, hablamos de la capacidad de respuesta en el corto plazo, los recursos disponibles para ser utilizados. Una buena situación financiera se mide de acuerdo a la liquidez de que dispone un negocio, los fondos disponibles para hacer pagos inmediatos.
La liquidez se refiere a la velocidad con la que un activo puede convertirse en medio de pago sin perder valor.
Un negocio que tiene buenos márgenes de ganancia y muchas ventas muy probablemente esté bien posicionado en cuanto a su situación económica. Pero si a todos los proveedores les paga al contado y sus ventas las cobra en varios meses, puede tener problemas financieros.
Es decir, si tengo mucha mercadería a la venta, pero vendo poco, tengo un problema económico (porque no estoy generando suficientes ingresos). Pero si vendo mercadería y la cobro a 60 dias, tengo un problema financiero (porque no tengo disponibilidad inmediata del dinero que generó esa venta).
Una forma de evitar estos cuellos de botella de liquidez es vender con crédito personal. Con Efectivamente, recibís el 100% de las ventas y antes (si cobrás las cuotas en tu local, contás con ese efectivo todo el mes), la financiación tiene mínimos requisitos (tu cliente sólo tiene que presentar el DNI) y no tenés que preocuparte por los clientes morosos, el cobro corre por nuestra cuenta. ¡Hacé click acá y conocé más sobre vender con crédito personal!
¿Qué es un estado de resultados, por qué es importante para tus finanzas y cómo armarlo?
Antes de comenzar, queremos aclararte que vamos a usar palabras que parecen difíciles, pero no te asustes que tienen explicaciones muy sencillas y lo podrás entender sin problemas.
Al ordenar las cuentas de un negocio suelen usarse cinco estados financieros: el balance general, el estado del flujo de caja, el estado de cambios del patrimonio neto, la memoria y el estado de resultados. Nos enfocamos en este último.
El estado de resultados también es conocido como cuenta de pérdidas y ganancias, resume de manera tan simple como sea posible los ingresos y gastos de un comercio durante un periodo de tiempo.
En un formato sencillo, que después se vuelve más complejo al profundizar en cada una de las categorías, el estado de resultados está dado por esta fórmula: ingresos – gastos = beneficio. Es decir, lo que vendo menos lo que gasto es igual al beneficio neto, lo que me queda.
En resumen, este ejercicio resalta como los ingresos totales de un negocio se convierten en el beneficio contable de acuerdo a los gastos que se deben restar. Ayuda a tener claridad sobre los gastos más importantes y definir en qué aspecto es posible recortar.
Para generar un estado de resultados el primer paso es registrar todo lo que vendiste en el mes, en pesos. A este dato hay que restarle todos los costos implicados en esta venta, lo que tuviste que gastar para poder vender ese producto. Luego, hay que restarle otros gastos fijos del negocio (el costo del alquiler, luz, teléfono, sueldos de los empleados, etc.). Esto dará como resultado el beneficio operativo.
La utilidad del beneficio operativo es visualizar el margen que dejan las ventas antes de aplicar impuestos y otros gastos financieros (intereses por préstamos o gastos relacionados con los pagos con tarjeta de crédito, por ejemplo).
Para finalizar, al beneficio operativo deben restarse estos dos conceptos que mencionamos: impuestos y gastos financieros. El resultado es el beneficio final, la definición económica que va a determinar si el negocio genera ganancias o pérdidas y una descripción que te va a mostrar en qué aspectos es posible ajustar o mejorar el uso de los recursos.
Costos y gastos
Confundir costos y gastos puede generar inconvenientes serios en la administración de un negocio. Diferenciar estos conceptos es clave para contar con la información adecuada al momento de tomar decisiones y definir precios.
Los costos son esas salidas de dinero que son imprescindibles para que el negocio funcione. Están vinculados directamente con las ventas, sin costos no existirían los productos o servicios que ofrecés y no habría ninguna venta.
Entonces, el costo refiere a la cantidad de dinero que un comercio invierte para generar un producto o servicio para luego poder comercializarlo
La principal diferencia es que los gastos no son necesarios para poder vender. Pueden ser importantes para el funcionamiento de un negocio, pero sin ellos podrías vender igual.
Los gastos son todas esas salidas de dinero de un negocio que no pueden ser consideradas parte de la producción del bien o servicio que comercializa. En los gastos no están incluidas las materias primas o productos, pero sí el resto del dinero implicado en el funcionamiento: procesos administrativos, servicios de mantenimiento, logística, distribución y salarios de los empleados.
Por ejemplo, si un negocio vende ropa, el costo es lo que tuvo que pagar por las prendas que vende. Los empleados, la publicidad o distintos arreglos en el local son gastos.
Esta diferencia ayuda a entender qué salidas de dinero son imprescindibles, cuáles pueden reducirse o modificarse y cuáles pueden evitarse para alcanzar un mejor margen de ganancia.
¿Querés leer más claves y consejos para el día a día de tu comercio? ¡Hacé click acá y encontralas en nuestro blog!